勤怠管理とは？
方法・法律・システムの選び方をわかりやすく解説

勤怠管理について調べると、たくさんの「勤怠管理システム」が出てきます。そのため、勤怠管理＝新しいシステムを導入すること、と思ってしまいがちです。でも、本来はそうではありません。

紙のタイムカードでも、Excelでも、ICカードでも、クラウドシステムでも構いません。大切なのは、誰が、いつ働き、いつ休み、どれだけ時間外労働をしたのかを正しく把握できること。そして、その記録を給与計算や労務管理につなげられることです。

会社によって働き方は違います。従業員10人の工場と、100人のIT企業では、必要な勤怠管理も違います。この記事では、「どの勤怠管理システムがおすすめか」から考えるのではなく、そもそも自社には、どんな勤怠管理が必要なのか、というところから整理していきます。

勤怠管理とは

勤怠管理とは、従業員の出勤・退勤・休憩・休日・時間外労働などを把握し、働いた時間を適切に管理することです。一般的には、次の項目を管理します。

• 出勤時刻
• 退勤時刻
• 休憩時間
• 労働時間
• 時間外労働
• 深夜労働
• 休日労働
• 欠勤・遅刻・早退
• 年次有給休暇

ここで重要なのは、「打刻すること」と「勤怠管理すること」は同じではない、という点です。

例えば、タイムカードに8時32分と17時48分という記録が残っていても、それだけでは給与計算は終わりません。会社の就業時間が9時から17時30分なら、次のことを判定する必要があります。

• 実際の労働時間はいくつか
• 休憩時間は何分か
• 残業時間はいくつか
• 深夜労働は発生しているか
• 休日出勤なのか

この例を実際に計算してみます。就業時間9時〜17時30分、休憩60分なら、所定労働時間は7時間30分です。

• 9時より前の32分を労働時間に数えない場合（会社の明示または黙示の指示がなく、業務もしていなかった早出）: 9時00分〜17時48分は8時間48分、休憩60分を引いて実働7時間48分。所定より18分多いものの、1日8時間・週40時間の法定労働時間の中に収まっていれば、18分は割増の付かない通常の賃金で支払います。
• 8時32分から働いていた場合（早出を指示した、または始業前の作業を認めていた場合）: 8時32分〜17時48分は9時間16分、休憩60分を引いて実働8時間16分。8時間を超えた16分が時間外労働で、25%以上の割増賃金が必要です。

どちらになるかは、その32分が会社の指揮命令下にあったかどうかで決まります。カードに時刻が残るだけでは決まらないので、早出は指示や申請があるときに限る、といった運用を決めて従業員に周知しておくことが、集計の前提になります。日々の労働時間は1分単位で記録して集計し、端数をまとめるなら、時間外・休日・深夜それぞれの1か月の合計で、30分未満を切り捨て、30分以上を1時間に切り上げる扱いができます。

つまり勤怠管理は、記録する → 確認する → 計算する → 給与計算等に利用する、ところまで含めた業務です。

なぜ会社は勤怠管理をする必要があるのか

勤怠管理には、大きく3つの目的があります。

1. 給与を正しく計算するため

時給制の従業員はもちろん、月給制でも残業、深夜労働、休日労働などによって給与額が変わります。その基礎になるのが勤怠データです。勤怠記録が間違っていれば、その後の給与計算も間違います。

給与計算を社労士や給与計算会社に依頼している場合でも、会社側から正確な勤怠情報を渡す必要があります。

2. 労働時間を把握するため

厚生労働省のガイドラインでは、使用者は労働者の日ごとの始業・終業時刻を確認し、記録することとされています。原則的な方法として、次の2つが示されています。

• 使用者が自ら確認する
• タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間など客観的な記録を基礎に確認する

つまり、「本人がだいたい8時間働いたと言っているから8時間」という管理ではなく、実際の働き方を確認できる記録が重要になります。

現場で実際に問題になるのは、次の3つです。

• 打刻した後に働く。退勤を押してから片付けや報告書を書く習慣があると、カードの時刻と実態がずれます。打刻後の作業も労働時間なので、実際に働いた時間で把握します。「退勤を押すのは仕事が終わってから」を徹底するのが近道です。
• 手書きの訂正。押し忘れや打刻ミスを手書きで直すことは珍しくありません。誰が、いつ、なぜ直したかが分からない訂正は記録として弱いので、訂正欄に理由と本人の確認（印やサイン）を残すルールにします。
• 自己申告制にする場合。労働時間は客観的な記録で確認するのが原則で、テレワークなどでやむを得ず自己申告にする場合は、ガイドラインの次の5つの措置をとります。
  1. 従業員に、実態どおり記録・申告するよう十分に説明する
  2. 労働時間を管理する上司にも、運用を十分に説明する
  3. 申告と実態が合っているか必要に応じて実態を調査し、補正する（入退場の記録やパソコンの使用時間と著しい乖離があれば調査して補正する）
  4. 申告した時間を超えて社内にいた理由を報告させるなら、その報告が適正か確認する（休憩や自主的な研修と報告されていても、指示で業務をしていた時間は労働時間）
  5. 申告できる残業時間に上限を設けるなど、適正な申告を妨げる運用をしない
  自己申告でも、会社が確認する責任は変わりません。

3. 働きすぎを把握するため

労働基準法では、原則として法定労働時間は1日8時間、1週40時間です。これを超えて時間外労働をさせる場合には36協定などの対応が必要で、時間外労働にも原則として月45時間・年360時間という上限があります。

勤怠管理は単に給与を計算するためだけではありません。会社が従業員の働きすぎに気付くための仕組みでもあります。

勤怠管理にはどんな方法がある？

勤怠管理の方法は、大きく分けると次のようになります。

1. 紙の出勤簿

従業員が出勤・退勤時刻を手書きする方法です。導入費用がほとんどかからず、特別な機械も必要ありません。一方で人数が増えると、集計、転記、計算、記入漏れの確認などの負担が大きくなります。本人が手書きする出勤簿は自己申告にあたるので、前の節で紹介した5つの措置とあわせて使います。

2. タイムカード

タイムレコーダーへカードを差し込み、出勤・退勤時刻を記録する方法です。長く使われている方法なので、従業員側の操作が非常に簡単です。「出勤したらカードを押す」という運用が既に定着している会社も多くあります。

問題は月末です。紙に残った時刻を、Excelへ転記する、電卓で計算する、残業時間を算出する、といった作業が発生します。つまり、打刻は簡単なのに、集計が大変、というのが紙のタイムカードの特徴です。

関連記事: タイムカードの集計方法4種類を比較

3. Excel

従業員や管理者がExcelへ勤務時間を入力する方法です。少人数であれば低コストで始められます。会社独自の計算式を組めることもメリットです。

一方で、数式を壊してしまう、ファイルが複数できる、誰が修正したかわからない、毎月同じ転記作業が発生する、といった問題も起こります。従業員が増えるほど管理は難しくなります。

関連記事: タイムカードのエクセル集計を自動化する方法と限界

4. クラウド勤怠管理システム

パソコンやスマートフォン、タブレットなどから出退勤を記録し、クラウド上で勤怠データを管理する方法です。集計を自動化しやすく、有給管理、シフト、給与計算連携、申請・承認、アラートなど、多くの機能を利用できます。従業員数が多い会社や、勤務形態が複雑な会社では非常に便利です。

ただし、高機能だから自社に合うとは限りません。従業員全員に新しい打刻方法を覚えてもらったり、初期設定や運用ルールを決めたりする必要があります。

5. 紙＋データ化

もう一つ方法があります。現場ではタイムカードをそのまま使い、月末の集計だけデジタル化する方法です。従業員側の運用を変えずに、「管理者がやっている集計作業だけを減らす」という考え方です。全部をデジタル化するのではなく、面倒なところだけデジタル化する方法ともいえます。

方法ごとに費用・工数・現場の変更を比べる

従業員30名で紙のタイムカードを使っている会社を想定した目安です。時間は締め作業の時短のモデル試算（締め作業の約24時間から、カードの回収の約2時間を除いたもの）で、クラウドだけは集計方法4種類の比較の試算です。初期費用は主要サービスの公式料金、毎月の費用は各方式の一般的な料金の目安です。実際の時間は人数やカードの状態で前後します。

表の見方は単純です。管理者の時間を減らしたいなら下の2つ、従業員側を変えたくないなら上の2つか一番下、費用をかけたくないなら上の2つ。この3つの軸で、自社がどれを優先するかを先に決めると、方法は自然に絞れます。

紙のタイムカードは古いのか

紙を使っているという理由だけで、勤怠管理が遅れているとは限りません。例えば、次のような会社なら、タイムカードは非常に簡単な打刻方法です。

• 全員同じ場所へ出勤する
• 勤務時間がほぼ固定されている
• 従業員がタイムカードに慣れている
• 現場にパソコンを置きたくない
• スマートフォンを業務利用させていない

1回の打刻に説明書はいりません。機械にカードを入れるだけです。

問題になるのは、紙を使っていることではなく、紙に記録された情報を人間が毎月集計していることです。ここは分けて考えた方がいいでしょう。

会社に合う勤怠管理は、働き方によって違う

では、何を使えばいいのでしょうか。ポイントは「一番高機能なシステム」を探すことではありません。次の順番で考えると整理しやすくなります。

まず勤務形態を見る

勤務時間がほぼ固定。9時出勤、18時退勤のような働き方であれば、勤怠管理は比較的シンプルです。集計で必要なのは、1日8時間・週40時間を超えた分を時間外に振り分けること、22時〜翌5時を深夜に振り分けること、法定休日の出勤を分けること、時間外が月60時間を超えた分を分けること（割増率が5割以上になる）の4つです。タイムカードやシンプルなクラウドシステムでも管理できます。

シフト勤務。日によって勤務予定時間が違う場合は、シフト表（予定）と実績を並べて、遅刻・早退・予定外の残業を出せる仕組みが要ります。週40時間の判定は暦の週ごとに行うので、週をまたぐシフトでは「その週の合計」が出せることも条件です。

フレックスタイム制。1日単位の残業という考え方がなく、清算期間（最長3か月）の総枠（週40時間×清算期間の暦日数÷7）と実績の差で時間外を出します。清算期間が1か月を超える場合は、1か月ごとに週平均50時間を超えた時間も時間外になります。清算期間が1か月を超えるなら、総枠に加えて1か月ごとの週平均50時間まで判定できるかを、選ぶときに確かめます。コアタイムがあれば、その時間帯の在席も見ます。

複雑な変形労働時間制。1か月単位や1年単位の変形労働時間制では、あらかじめ定めた日ごと・週ごとの所定労働時間（勤務カレンダー）と実績を比べて、次の3段階で時間外を出します。

• 日: 所定（8時間を超える日はその所定、それ以外の日は8時間）を超えた時間
• 週: 所定（40時間を超える週はその所定、それ以外の週は40時間）を超えた時間から、日で数えた分を除いたもの
• 変形期間: 法定労働時間の総枠（週40時間×変形期間の暦日数÷7）を超えた時間から、日と週で数えた分を除いたもの

日ごと・週ごとの所定を登録でき、この3段階で時間外を出せるかを、選ぶときに確かめます。

勤怠管理システムを選ぶ前に確認したい5つのこと

1. 今、何に時間がかかっているか

打刻でしょうか。集計でしょうか。修正でしょうか。給与ソフトへの入力でしょうか。問題の場所によって、必要なシステムは変わります。

測り方は簡単で、次の締めの1回だけ、工程ごとに時間を書き留めます。締め作業の時短で示した従業員30人・紙のタイムカードのモデル試算では、回収と督促に約2時間、Excelや給与ソフトへの転記に約10時間、残業・深夜・休日の振り分けと合計に約6時間、入力ミスや漏れの確認と本人への確認に約6時間、合計で約24時間（約3営業日）でした。転記だけで4割を超えます。自社の内訳がこの形なら、変えるべきなのは打刻ではなく転記と集計です。逆に、打刻漏れの督促が最も重いなら、打刻方法を変える方が効きます。

2. 従業員側の運用を変える必要があるか

新しいシステムを導入すると、新しい打刻方法、ログイン方法、パスワード管理、修正申請など、新しいルールが増えることがあります。管理者の仕事が楽になっても、従業員100人の作業が毎日増えれば、会社全体では必ずしも効率化とはいえません。

3. 本当に必要な機能は何か

勤怠管理システムには非常に多くの機能があります。しかし、「機能がある」ことと、「その会社が使う」ことは別です。シフト作成をしない会社に、高度なシフト機能は必要ありません。給与計算を社労士へ依頼している会社なら、給与計算機能そのものが不要な場合もあります。

4. 月額料金だけで判断しない

例えば1人300円のシステムでも、設定や運用に毎月何時間もかかれば、それもコストです。逆に少し料金が高くても、数時間の作業が消えるのであれば安い可能性があります。見るべきなのは、システム料金ではなく、勤怠管理に会社全体で使っているコストです。

5. 今の運用で残したいものを決める

勤怠管理を改善するとき、「全部変えなければいけない」と考える必要はありません。今の運用で問題のない部分は残しても構いません。例えば、タイムカードは使いやすい。でも月末の集計だけやめたい。これも立派な改善です。

勤怠管理で最低限知っておきたい法律

細かなルールは勤務制度によって変わりますが、まず押さえておきたい基本があります。

法定労働時間（労働基準法第32条）

原則として、1日8時間、1週40時間です。

カードで見るのは、日ごとの実働（退勤－出勤－休憩）が8時間を超えた分と、週の合計が40時間を超えた分です。週の判定では、日ごとにすでに時間外とした時間を除きます（9時間×5日なら、時間外は日ごとの1時間×5日＝5時間で、週の45時間から同じ5時間を重ねて数えません）。1日8時間以内でも、週6日出勤すれば週40時間を超えることがあるので、日と週の両方を見ておくと漏れません。

休憩時間（労働基準法第34条）

1日の労働時間が6時間を超える場合は少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも60分の休憩が必要です。

落とし穴は「実働ちょうど8時間なら45分で足りるが、残業で8時間を1分でも超えると60分必要になる」ことです。所定8時間・休憩45分の会社で残業があると、休憩を15分追加しないと法律を満たしません。所定の休憩を最初から60分にしておけば、残業の日も休憩を足さずに要件を満たせます。カードの休憩欄が空欄の日は、就業規則の所定休憩で控除するのか、本人に確認するのかを決めておかないと集計が止まります。

時間外労働（労働基準法第36条）

法定労働時間を超えて働かせる場合には、原則として36協定の締結・届出などが必要です。時間外労働の上限は原則、月45時間・年360時間です。特別条項を結んだ場合の上限は、時間外労働が年720時間以内、月45時間を超えられるのは年6回までです。さらに、時間外労働と休日労働の合計で月100時間未満、2〜6か月の平均で80時間以内は、特別条項の有無にかかわらず守る必要があります（第36条第6項。建設・自動車の運転・医師など一部の業務には別の定めがあります）。

実務で大事なのは、月末に合計を出して初めて「45時間を超えていた」と分かる状態にしないことです。人ごとの残業合計を月の途中（例えば20日時点）で一度出し、35時間を超えている人には残りの日の配分を変える。紙のタイムカードでもこの1回の中間集計はできますし、データ化なら20日時点のカードを撮影すれば、その時点の合計が出ます。

勤怠に関する記録の保存（労働基準法第109条）

労働基準法上、労働者名簿、賃金台帳その他の労働関係に関する重要な書類の保存期間は5年とされています。ただし、経過措置として当分の間は3年とされています（労働基準法附則第143条）。勤怠データは「集計したら終わり」ではなく、後から確認できる形で残しておくことも重要です。

タイムカードや出勤簿などの労働時間の記録そのものも、この「重要な書類」に含まれます。撮影してデータ化した後も、紙か画像のどちらかを保存期間中は取り出せる形で残してください。給与計算に使った集計結果と、その元になった記録の両方があって、後から説明できる状態になります。

※ 個別の運用は所轄の労働基準監督署または社会保険労務士にご確認ください。

「勤怠管理をDXする」こと自体を目的にしない

勤怠管理を改善しようとすると、「紙をなくそう」「クラウドにしよう」「全部自動化しよう」という話になりがちです。でも、本来の目的はデジタル化ではありません。

例えば毎月、次の仕事をしているとします。

1. タイムカードを回収する
2. Excelへ転記する
3. 電卓で残業を計算する
4. 入力を確認する
5. 社労士へ送る

この場合、なくしたいのはタイムカードではなく、2・3・4の作業かもしれません。先ほどの30人のモデル試算に当てはめると、1は約2時間、2は約10時間、3は約6時間、4は約6時間で、2・3・4だけで22時間です。そこだけ自動化すれば、現場の運用を変えなくても大きく負担を減らせます。

自社が改善の対象かどうかは、締めにかかる時間を人数で割って考えます。モデル試算では30人で約24時間、1人あたり約48分です。自社の数字がこれに近い、または上回るなら、締め作業を短くできる余地があります。どの工程に時間がかかっているかは、選ぶ前に確認したい5つのことの1で紹介した、工程ごとの計り方で確かめます。

パシャ勤怠は「タイムカードを残す」という選択肢

パシャ勤怠は、紙のタイムカードをスマートフォンで撮影し、OCRとAIでデータ化・集計するクラウド勤怠サービスです。従業員は今まで通りタイムカードを使います。変えるのは、月末の管理作業です。

タイムカードを撮影すると、撮影 → 読み取り → 集計 → Excel・CSV出力、までを行えます。つまり、紙をやめるための勤怠管理システムではなく、紙を残したまま、面倒な集計を減らす勤怠管理システムです。

数字で言うと、料金は月額100円/人（税抜）で初期費用は0円、勤怠の記録が1件も無い月は0円です。管理者の毎月の作業は、カードの回収と撮影、読み取り結果と集計の確認です。先ほどの30人モデルでは、約24時間かかっていた締め作業が3〜5.5時間（おおむね半日）に短くなる試算です（回収1〜2時間・撮影30分・読み取り結果の確認1〜2時間・集計の確認30分〜1時間）。無料期間は登録した月の翌月末までで、クレジットカードの登録は不要です。

とくに次のような会社には、「全部は変えない」という方法がよく合います。

• 勤務時間がほぼ固定、またはシフトで働いている
• 今のタイムカードに不満はない
• 月末の集計だけ大変
• 従業員の操作を変えたくない
• 大がかりなシステム導入はしたくない

勤怠管理は「何を導入するか」より「何を楽にしたいか」

勤怠管理には正解が一つだけあるわけではありません。紙でも、Excelでも、クラウドでも構いません。大事なのは、正しく記録できること。必要な計算ができること。管理する人の負担が大きすぎないこと。です。「大きすぎない」の目安は、締め作業が支給日までの営業日に収まるかどうかです。締め日から支給日まで実質2〜3営業日しかない会社で、締めに3営業日かかっていれば、確認の時間が削られてミスが給与に出ます。

まず、自社の勤怠管理で、一番面倒なのは何か、を考えてみてください。打刻なら、打刻方法を変える。集計なら、集計を変える。シフトなら、シフト管理を変える。給与連携なら、データ連携を変える。全部を一度に変える必要はありません。勤怠管理は、会社の働き方に合わせて選べばいいのです。

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よくある質問

参考

• 労働基準法（e-Gov 法令検索）: 第32条（労働時間）・第32条の3（フレックスタイム制）・第34条（休憩）・第36条（時間外及び休日の労働）・第37条（割増賃金）・第109条（記録の保存）・第115条（時効）・附則第143条
• 労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン（厚生労働省・2017年1月20日策定）
• 割増賃金の端数処理: 昭和63年3月14日 基発第150号（1か月の時間外・休日・深夜の各合計の30分未満切り捨て・30分以上1時間への切り上げ）

紙のタイムカードをそのまま使いたい方へ

パシャ勤怠では、現在使っているタイムカードをスマートフォンで撮影して、勤怠データを自動集計できます。新しい打刻方法を従業員に覚えてもらう必要はありません。月額100円/人（税抜）・初期費用0円で、登録した月の翌月末まで無料で試せます。

「うちのタイムカードでも使えるのか」を確認したい場合は、対応しているタイムカード一覧と適合チェックをご覧ください。実際のカードで試すことができます。