パシャ勤怠導入・運用ガイド
始め方、毎月の運用、入社・退社、テナントの管理までをまとめました。
各項目は結論から先に書いています。
始め方(導入の4ステップ)
導入は「無料トライアル登録、初期設定、実物カードで精度確認、本番運用」の4ステップです。打ち合わせや営業面談はなく、登録したその日からご自身のペースで始められます。
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無料トライアルに登録
登録フォームから無料トライアルを開始してください。1ヶ月間、撮影からExcel出力まですべての機能を使えます。この時点で費用は発生せず、期間終了後に自動で課金されることもありません。
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初期設定
従業員の登録と、就業規則(所定労働時間・休憩・締め日)の設定を行います。画面の案内に沿って進められる簡単な設定で、マニュアルを読み込む必要はありません。つまずいた点はサポート窓口(メール)が回答します。
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実物のタイムカードで精度を確認
直近月の実物カードを撮影して、読み取り精度と集計結果をご確認ください。手書き・打刻式の両方に対応しています。様式について不明な点は、お問い合わせフォームからメールでお答えします。
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本番運用の開始
いつもどおりタイムカードを回収して撮影するだけで、毎月の集計が完了します。給与計算ソフトや社労士事務所へはExcel・CSVで連携。運用開始後の質問はヘルプセンターとサポート窓口で承ります。
導入までに準備いただくもの
| 準備するもの | 用途 |
|---|---|
| 直近月のタイムカード数枚 | 無料お試しでの読み取り精度の確認に使います |
| 従業員の氏名一覧 | 従業員マスタの登録に使います(CSV取り込み可) |
| 就業規則の基本項目 | 所定労働時間・休憩時間・締め日を設定に反映します |
| スマホまたはPC | 撮影とアップロードに使います。専用機器は不要です |
毎月の運用(月次サイクル)
毎月やることは「撮影、確認、出力」の3つだけです。30名規模なら、月の作業時間は合計30分前後が目安です。
- 締め日後にタイムカードを回収して撮影。まとめて何枚でも、スマホからでもPCからでも撮影できます。
- 読み取り結果を確認。AIが「要確認」と示した箇所だけ、元画像と見比べて1クリックで修正します。
- 集計を確定してExcel・CSVを出力。給与計算ソフトや社労士へそのまま渡せます。
- 画像は自動でクラウド保管。原本の控えとして、月別にいつでも参照できます。
提出物まとめ(給与計算に渡すもの)
社労士や給与計算代行の方へ渡すのは、集計済みのExcelファイル1つだけです。
| 出力物 | 内容 | 主な渡し先 |
|---|---|---|
| 勤怠集計Excel | 従業員別の実働・残業・深夜・休日の集計表 | 社労士・給与計算代行・経営者 |
| 給与ソフト用CSV | お使いのソフトの取り込み形式に合わせた項目 | 自社の給与計算ソフト |
| タイムカード画像 | 撮影した原本の控え(月別に整理) | 自社保管(記録の保存義務に対応) |
| 労働時間アラート一覧 | 36協定の上限に近い従業員の一覧 | 社内の労務チェック |
入社・退社があるとき
入社は従業員マスタに追加するだけ、退社は退職日を設定するだけです。処理しない従業員には課金されません。
入社したとき
- 従業員マスタで「新規追加」。氏名・所属・雇用区分を登録します。
- 締めグループ(締め日)を選択します。
- 次回の撮影から、カードが自動で本人に紐付きます。月の途中の入社でも、その月から処理できます。
退社したとき
- 従業員マスタで退職日を設定します。
- 最終月のタイムカードを通常どおり処理します。
- 翌月からは課金対象外になります。過去の集計と画像は、保存期間中いつでも参照できます。
就業規則が(まだ)ないとき: 初期設定のデフォルト
就業規則が未整備でも、そのまま始められます。迷わないための初期値を、パシャ勤怠が法定基準に沿って決めてあります。あとから設定すれば、次の締めから反映されます。
| 設定項目 | 初期値 | 説明 |
|---|---|---|
| 所定労働時間 | 1日8時間・週40時間 | 労働基準法の法定労働時間に合わせた初期値 |
| 休憩時間 | 6時間超で45分、8時間超で60分 | 法定の最低基準で自動控除 |
| 時間外・深夜・休日 | 法定の区分で自動集計 | 割増賃金の計算は給与計算側で行います |
| 締め日 | 月末締め | 締めグループでいつでも変更できます |
締め日が従業員ごとに違うとき(派遣元が違う場合など)
従業員ごとに「締めグループ」を割り当てると、月末締めと15日締めが混在していても、グループ別に集計・出力できます。
派遣スタッフのように派遣元ごとに締め日が違う場合や、事業部・雇用形態で締めを分けている場合に使います。
- 設定の「締めグループ」で、必要な締め日を作成します(例: 月末締め、15日締め、20日締め)。
- 従業員マスタで、各従業員に締めグループを割り当てます。
- 集計とExcel出力は、締めグループごとに分かれて作成されます。
テナントを追加で開設する(ポップアップ事業・多店舗・顧問先)
テナントの追加は管理画面から数分で完了し、追加費用はかかりません。課金はテナントを問わず「処理した人数分」だけです。
こんなときに使います: 期間限定のポップアップストアを出すとき。別ブランド・別店舗の勤怠を分けて管理したいとき。社労士や給与計算代行が顧問先ごとに分けて管理するとき。
- 管理画面の「テナント管理」で「新しいテナントを作成」を選びます。
- テナント名と締め日を設定します。
- 運用する担当者をメールで招待します。
- その日から撮影・集計を始められます。
テナントを閉鎖する(ポップアップ終了・契約終了)
閉鎖の前にデータを一括エクスポートし、閉鎖後は課金が止まります。使わなければ請求は発生しません。
- 閉鎖するテナントの集計を最後まで確定します。
- 「データのエクスポート」で、集計Excelとタイムカード画像を一括ダウンロードします。
- テナント管理から「閉鎖」を実行します。以後、そのテナントに課金は発生しません。
- 季節営業などで再開したい場合は、サポートへご連絡ください。