月次の締めを終わらせる手順｜パシャ勤怠使い方ガイド

締め日を過ぎたら、タイムカードを撮影して、読み取り結果を確認し、集計を確定して出力する。この4つで毎月の締めは終わります。ここでは実際の画面の順番どおりに手順を説明します。30名規模で30分前後が目安です。

毎月やることは4つだけ

全員分のカードが揃っていなくても、揃った分から先に撮影して進められます。

補足カードは1枚ずつ、真上から撮ってください。複数枚を並べて1枚の写真に収めると、端が切れて読み取りに失敗しやすくなります。撮影のコツはスマホ撮影のコツにまとめています。

読み取りが終わると、AIが判断に迷った箇所に「要確認」の印が付きます。全件を目視で確認する必要はありません。印の付いた箇所だけを見ます。

かすれや手書きの訂正でうまく読めなかった場合の対処は、OCR読み取りエラーの原因と対策で解説しています。

確認が済んだら、その月の集計を確定します。確定すると、就業規則の設定にもとづいて残業・深夜・休日の区分が計算された状態になります。

注意確定後に修正が必要になった場合は、修正申請の承認を通して直します。手順は打刻漏れ・読み取り違いを直すをご覧ください。

レポートの画面から、確定した集計をExcelまたはCSVでダウンロードします。給与計算ソフトへの取り込みにも、社労士や給与計算代行への受け渡しにもそのまま使えます。

給与ソフトごとの取り込み手順は勤怠データを給与ソフトに取り込む方法を参照してください。

揃った分だけ先に撮影して進められます。未提出の人だけをあとから追加してください。従業員本人に撮影・提出してもらう運用に変えることもできます(従業員セルフサービス)。

撮影条件が原因のことが多いです。影が入っていないか、カード全体が写っているか、ピントが合っているかを確認してください。

過去の月を指定してアップロードすれば、さかのぼって集計できます。

締め日を過ぎたらすぐに撮影しないといけませんか？

いいえ。過去の月を指定してアップロードすれば、後からでも同じ流れで集計できます。ただし給与支払日から逆算して余裕を持って進めることをおすすめします。

確定したあとに間違いが見つかったらどうしますか？

修正申請を出して承認すると、勤怠データが更新され、実働時間や残業の計算も自動でやり直されます。修正した記録が残るため、後から経緯をたどれます。

このページのまとめ

毎月の締めは、慣れると撮影と確認だけの作業になります。うまくいかない点があればお問い合わせからご相談ください。