パシャ勤怠従業員が増えて10人が見えてくると、「就業規則はもう作らないといけないのか」という疑問が出てきます。就業規則の作成・届出は、常時10人以上の労働者を使用する事業場に課される法律上の義務で、パート・アルバイトも人数に含めます。この記事では、10人の正しい数え方から必須の記載事項、意見聴取・届出・周知の手順、作らないまま放置した場合のリスクまでを順に解説します。
「常時10人以上」の数え方(パート・アルバイトも含む)
労働基準法89条は、常時10人以上の労働者を使用する使用者に、就業規則の作成と所轄労働基準監督署長への届出を義務付けています。この「10人」の数え方には3つのポイントがあります。
| 区分 | 10人に数えるか |
|---|---|
| 正社員 | 数える |
| パート・アルバイト・契約社員 | 数える |
| 派遣社員 | 受入先では数えない(派遣元の労働者として数える) |
| 経営者・労働者性のない役員 | 数えない |
第一に、雇用形態は問いません。パートやアルバイトも労働基準法上の「労働者」に当たるため人数に含めます。正社員6人とパート4人の事業場は対象です。第二に、「常時」とは常態として10人以上を使用しているかどうかで判断します。繁忙期だけ一時的に10人を超える場合は該当せず、逆に退職で一時的に9人になっても、常態が10人以上であれば義務は続くと一般に解されています。
第三に、人数は会社全体ではなく事業場(工場・店舗・営業所など場所)単位で数えます。本社6人と工場7人の合計13人の会社でも、各事業場が10人未満であれば法律上の作成義務はありません。ただしその場合も、労働条件を明確にする観点から作成が望ましいとされています。
就業規則の必須の記載事項・任意の記載事項(絶対的/相対的必要記載事項)
就業規則に書く内容は、労働基準法89条で3種類に整理されています。まず、どの会社でも記載が義務付けられている絶対的必要記載事項は次の3つです。
- 始業・終業の時刻、休憩時間、休日、休暇(交替制の場合は就業時転換に関する事項も)
- 賃金の決定・計算・支払の方法、賃金の締切り・支払の時期、昇給に関する事項
- 退職に関する事項(解雇の事由を含む)
次に、制度を設ける場合には記載が義務付けられている相対的必要記載事項があります。退職手当、臨時の賃金・最低賃金額、食費や作業用品などの負担、安全衛生、職業訓練、災害補償・業務外の傷病扶助、表彰・制裁(懲戒)、そのほか全労働者に適用される定めがこれに当たります。たとえば懲戒処分を行いたいなら、その種類と事由を就業規則に定めておく必要があります。
このほか、企業理念など法律上の定めがない内容を任意に記載することもできます。ゼロから書き起こす必要はなく、厚生労働省が公開している「モデル就業規則」を土台に、自社の始業終業時刻・休日・賃金締日などの実態へ合わせて修正していくのが現実的です。
作成から届出までの4ステップ(意見聴取・届出・周知)
就業規則が効力を持つまでの手順は、次の4ステップです。
- ステップ1: 原案の作成。厚生労働省のモデル就業規則などを参考に、自社の労働時間・休日・賃金の実態に合った内容にします。実態と異なるひな形の丸写しは後のトラブルの元です。
- ステップ2: 過半数代表からの意見聴取(労働基準法90条)。事業場の労働者の過半数で組織する労働組合、それがない場合は投票・挙手など民主的な方法で選出した過半数代表者から意見を聴き、意見書を作成してもらいます。一般に、同意を得ることまでは求められておらず、反対意見であっても意見を聴いたうえで届け出れば手続きとしては有効とされています。
- ステップ3: 労働基準監督署への届出(労働基準法89条)。就業規則本体に意見書と届出書を添えて、事業場ごとに所轄の労働基準監督署へ提出します。内容を変更したときも同じ手続きが必要です。
- ステップ4: 労働者への周知(労働基準法106条)。各作業場の見やすい場所への掲示・備え付け、書面の交付、パソコンなどで常時確認できる電子データでの共有、のいずれかの方法で全労働者に周知します。
届出して終わりではなく、周知まで済ませて初めて手続きが完了する点に注意してください。
就業規則がないまま10人を超えた場合のリスク
常時10人以上になったのに就業規則を作成・届出しない場合、労働基準法120条により30万円以下の罰金の対象になります。意見聴取(90条)や周知(106条)を怠った場合も同様です。労働基準監督署の調査で発覚すれば、是正勧告を受けて対応に追われることになります。
罰則以上に重いのが実務上のリスクです。就業規則の内容を労働者に周知させる手続が採られていない場合、その就業規則の拘束力は認められないとした最高裁判例があります(平成15年10月10日判決)。つまり、せっかく懲戒や服務規律の規定を作っても、周知していなければ処分の根拠になりません。
また、残業(法定時間外労働)を命じるには、36協定の締結・届出に加えて、就業規則などに時間外労働を命じ得る根拠規定があることが一般に必要とされています。就業規則がないままでは、残業命令や懲戒処分の土台が欠けた状態になりかねません。さらに、キャリアアップ助成金など、就業規則の整備を申請の前提とする助成金も少なくなく(要件は年度により変わるため最新の支給要領をご確認ください)、「ないこと」自体が機会損失につながります。10人に達してから慌てて作るのではなく、9人前後の段階で準備を始めるのが安全です。
勤怠ルール(始業終業・休憩・残業)を就業規則と一致させる
就業規則は作って届け出たら終わりではありません。始業・終業の時刻、休憩時間、休日は絶対的必要記載事項であり、就業規則に書いたルールと日々の勤怠の実態がずれていると、それ自体が未払い残業や是正勧告の火種になります。
よくあるずれの例は次のとおりです。
- 就業規則では休憩60分と定めているのに、実際は電話番などで休憩が取り切れていない
- 就業規則の終業時刻を過ぎた残業が、タイムカード上に記録されず集計もされていない
- 就業規則で定めた休日の出勤が、割増賃金の計算に反映されていない
こうしたずれを見つけるには、出勤実績を正確に記録し、就業規則の定めと突き合わせることが欠かせません。タイムカードなどの労働関係の記録には保存義務もあります(詳しくはタイムカードの保存期間の記事を参照)。また、休暇の欄に定める年次有給休暇は年5日の取得義務とも直結するため、取得状況を出勤記録とあわせて管理できる体制にしておくと、就業規則の運用が絵に描いた餅になりません。
次の一手: 就業規則どおりの運用を、紙のタイムカードのまま確かめる
就業規則を整備したら、次の課題は「定めたとおりに運用されているか」を毎月確認する手間です。紙のタイムカードを1枚ずつ電卓で集計していると、就業規則の始業終業・休憩・残業の定めと実績を突き合わせる余力はなかなか生まれません。パシャ勤怠なら、いつものタイムカードをスマホで撮るだけで勤怠データ化と集計が自動で終わるため、就業規則とのずれの確認に時間を使えるようになります。仕組みの詳細はタイムカードを撮影してデータ化する方法の記事で解説しています。
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よくある質問
9人以下なら就業規則は不要ですか?
常時10人未満の事業場には法律上の作成・届出義務はありません。ただし、労働条件や服務規律を明確にしてトラブルを防ぐ観点、懲戒処分の根拠を持つ観点、助成金申請の観点から、10人未満でも作成しておくことが望ましいとされています。なお人数は会社全体ではなく事業場単位で数え、10人に達したら速やかに作成・届出が必要です。
就業規則は誰が作ってもいいですか?社労士は必須ですか?
会社(使用者)が自分で作成する分には資格は不要で、厚生労働省のモデル就業規則を土台にすることもできます。ただし、報酬を得て作成を代行する業務は一般に社会保険労務士の業務とされています。賃金や懲戒の規定は法改正や判例の影響を受けやすいため、最終的な内容の確認は社労士など専門家に依頼すると安心です。個別事情に応じた判断は社労士にご確認ください。
届け出ただけで周知していないとどうなりますか?
周知義務(労働基準法106条)の違反として30万円以下の罰金の対象になり得ます。さらに、周知の手続が採られていない就業規則は労働者への拘束力が認められないとした最高裁判例(平成15年)があり、懲戒処分などの根拠を失うおそれがあります。掲示・備え付け、書面交付、パソコン等で常時確認できる状態のいずれかの方法で、周知まで済ませてください。
- 就業規則の作成・届出は、常時10人以上の労働者を使用する事業場ごとの義務(労働基準法89条)
- 10人にはパート・アルバイトも含む。派遣社員は派遣元で数え、労働者性のない役員は含めない
- 手順は「作成→過半数代表の意見聴取(90条)→労働基準監督署へ届出→労働者への周知(106条)」の4ステップ
- 違反は30万円以下の罰金の対象。周知していない就業規則は拘束力が認められないおそれがある
- 就業規則の始業終業・休憩・残業の定めと日々の出勤記録のずれが未払い残業の火種。実績のデータ化で突合しやすくなる
就業規則の整備は「10人になってから」では準備が間に合わないことも多く、9人前後の段階から着手するのが安全です。そして作った後は、定めたルールと日々の勤怠実績のずれを見つけられる体制づくりが本番です。パシャ勤怠は、紙のタイムカードをスマホで撮るだけで勤怠のデータ化と集計を自動化し、就業規則どおりの運用確認を後押しします。導入のご相談はお問い合わせからお気軽にどうぞ。