パシャ勤怠働き方が一様でない職場では、全員に同じ記録方法を強いるとどこかに無理が出ます。事務所に毎日出社する人にはタイムレコーダーが早く、現場に直行する人には紙のカードが手元にありません。パシャ勤怠では、紙のタイムカードの撮影と、スマホからのWeb打刻を、用途に合わせて使い分けられます。この記事では、どの場面にどちらが向くのか、併用するときに気をつける点を整理します。
2つの記録方法と向き不向き
| 比較項目 | 紙のタイムカード＋撮影 | スマホのWeb打刻 |
|---|---|---|
| 必要なもの | いまの打刻機とカード | スマホとネット接続 |
| 従業員の慣れ | これまでどおりで変わらない | ログインと操作を覚える |
| 離れた場所での記録 | カードのある場所に戻る必要がある | その場で記録できる |
| 月次集計への反映 | 読み取り結果がそのまま集計される | 打刻した日がそのまま集計される |
| 導入の手間 | 機器の入れ替えなし | 従業員の招待とログイン設定 |
どちらで記録しても、行き先は同じ月次集計です。紙で記録した日は読み取り結果が、スマホで打刻した日は打刻が、その日の勤怠としてそのまま集計に載ります。「会社としてどちらかに決める」必要はなく、日ごとに、押しやすい方で記録すれば足ります。
働き方別のおすすめ
事務所や工場に毎日出社する。いまのタイムレコーダーをそのまま使い、月末にカードを撮影する方法が最も手間がかかりません。従業員に新しい操作を覚えてもらう必要がなく、導入の抵抗もほとんどありません。
現場に直行して直帰する。事務所のカードまで戻れないため、スマホから出退勤を記録できると、あとから思い出して書く手間が減ります。紙のカードは月末にまとめて提出し、記録と突き合わせる運用にすると確認が楽になります。
複数の拠点を回る。拠点ごとにカードが分かれていると集計が煩雑になります。従業員本人にスマホから自分のカードを撮影して提出してもらう方法が有効です。詳しくは従業員セルフサービスの記事をご覧ください。
パート・アルバイトが多い。シフトが不規則で人の入れ替わりも多い職場では、まず紙のカードのままデータ化し、慣れてきた人からWeb打刻を併用するのが現実的です。全員一斉の切り替えは、現場の反発と問い合わせが集中しやすくなります。
Web打刻でできること
記録できるのは、出勤・退勤・休憩開始・休憩終了の4種類です。押せる種別はその時の状況に応じて切り替わり、たとえば出勤を記録していない状態で退勤だけを押すことはできません。一度退勤したあとに再び出勤を記録することもできるため、午前と午後で分かれる勤務や中抜けのある働き方にも対応します。
スマホでは、よく使う操作を親指の届く範囲に円形に並べた画面から記録します。選んでから確認ボタンを押す2段階にしてあるので、ポケットの中で画面に触れて記録が入ってしまうことはありません。記録した内容は本人の画面でその場で確認できます。
併用の業務フロー
紙とWeb打刻を併用する月の流れは、次のようになります。会社として一斉に切り替える日を決める必要はなく、「カードを押せない日だけスマホ」から始められます。
- 普段の日は、これまでどおり紙のタイムカードに打刻します。運用は何も変わりません。
- 直行直帰や外出の日は、スマホからWeb打刻します。事務所に戻る必要も、あとから思い出して書く必要もありません。
- 月末は、これまでどおりカードを撮影してデータ化します。スマホで打刻した日は、すでにその日の勤怠として入っています。
- 同じ日に紙と打刻の両方があったら、自動で突き合わせます。値が合っていればそのまま。食い違っていれば、その日は担当者の確認一覧に上がります。
- 食い違った日は、両方の値を並べた画面で担当者が本人と確認して確定します。どちらの値を採ったか、誰がいつ確定したかは履歴として残り、本人も自分の画面で結果を確認できます。
大切なのは、食い違いがあってもシステムが勝手にどちらかを「正」と決めない点です。実際に何時まで働いたかを知っているのは本人と現場であり、確認して決めた結果を記録に残すことが、労使双方の認識をそろえる最短の道だと考えています。
記録は書き換えられない形で残ります
勤怠の記録は給与の根拠になるため、パシャ勤怠では次の3つを「あとから書き換えられない記録」として保存します。
- 最初の打刻時刻。Web打刻の時刻はサーバ側で記録され、本人も会社も指定・変更できません。修正が必要なときは申請と承認の履歴として残り、元の打刻が消えることはありません。
- 修正の履歴。誰が、いつ、どの値からどの値へ、どんな理由で直したかが操作記録に残ります。記録にはハッシュ値の連鎖を持たせており、過去の記録を差し替えると検知できる仕組みです。
- タイムカードの画像原本。撮影した画像はそのまま保存され、読み取り結果と見比べていつでも確認できます。
読み取り結果と実際が違った場合の直し方は、修正申請の記事で解説しています。
位置情報は取得しない
パシャ勤怠は、記録時の位置情報（GPS）を取得しません。従業員の居場所を追跡する仕組みは持たない設計にしています。勤怠の記録は、働いた時間を正確に残して労使双方の認識をそろえるためのものであり、監視のための仕組みではないと考えているためです。
位置情報を取らないぶん、記録として残るのは本人が操作した時刻と種別です。打刻の時刻はサーバ側で記録されるため、あとから書き換えることはできません。厳密な場所の証跡が必要な業種では、この点をあらかじめご確認ください。
打刻機の入れ替えは不要
Web打刻を使う場合でも、いま使っているタイムレコーダーを撤去する必要はありません。機器はそのまま残し、必要な人だけがスマホの記録を併用する形にできます。勤怠管理システムの導入というと打刻方法の全面変更を思い浮かべがちですが、既存の運用を残したまま足りない部分だけを補う進め方も選べます。考え方の違いは勤怠管理システムとOCRデータ化の違いで整理しています。
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よくある質問
Web打刻だけで勤怠管理を完結できますか？
できます。スマホで打刻した日は、その日の勤怠としてそのまま月次集計に載ります。紙のタイムカードと併用する場合も、日ごとに使い分けるだけで、両方の記録が一つの集計にまとまります。同じ日に両方の記録があって値が食い違ったときは、担当者が本人と確認して確定し、その履歴が残ります。
電波の届かない現場でも記録できますか？
Web打刻はインターネット接続が必要なため、圏外では記録できません。電波の届かない現場が多い場合は、これまでどおり紙のタイムカードに記入し、月末に撮影してデータ化する方法が確実です。紙とスマホの併用も選べます。
従業員のスマホの位置情報を会社が見ることはできますか？
できません。パシャ勤怠は位置情報（GPS）を取得しない設計のため、そもそも会社側にも位置のデータは存在しません。記録として残るのは、本人が操作した時刻と種別のみです。
- 事務所常駐は紙のカード＋撮影、直行直帰や複数拠点はスマホの併用が向く
- Web打刻は出勤・退勤・休憩開始・休憩終了の4種類。中抜けや分割勤務にも対応
- 紙で記録した日も打刻した日も、そのまま一つの月次集計にまとまる。食い違う日は本人と確認して確定し、履歴が残る
- 位置情報（GPS）は取得しない。いまの打刻機を撤去する必要もない
パシャ勤怠は、いまの打刻運用を変えずに勤怠をデータ化できるクラウド勤怠サービスです。自社の働き方にどの組み合わせが向くか迷われる場合は、お問い合わせいただければ、実際の様式を見ながらご提案します。