出力したCSV・エクセルの項目から給与計算する手順｜列の意味と判断の分かれ目

勤怠のデータ化が終わっても、そのままでは給与は出ません。出力されたCSVやエクセルの各列が何を表していて、どの列にどの割増率を掛けるのかが分からないと、次の一歩に進めないためです。

この記事では、パシャ勤怠から出力されるファイルの項目を一つずつ確認しながら、給与計算のどこで使うのかを整理します。あわせて、計算式そのものよりも間違えやすい「どの時間を割増の対象と見るか」という判断について、どこまでが機械的に決まり、どこからが自社の就業規則や労使協定に依存するのかの線引きも示します。

出力される2種類のファイルと、その役割の違い

パシャ勤怠から出力できるファイルは2種類あり、用途が異なります。

CSVは1日1行の日次明細です。従業員IDと日付をキーにした素のデータなので、給与計算ソフトへの取り込みや、自社のエクセル集計表への貼り付けに向いています。

エクセルは2階建てになっています。1枚目が従業員ごと1行の月間集計シート、2枚目以降が従業員ごとの日次シートです。月間集計シートは給与計算の入力値をそのまま拾える形になっており、日次シートは「この残業時間はどの日から来たのか」を確認するための裏付けとして使います。

金額の計算そのものはどちらのファイルにも含まれていません。出てくるのは時間数と日数です。ここに賃金単価と割増率を掛けるのが、給与計算側の仕事になります。

日次明細（CSV）の列の意味

CSVには次の15列が出力されます。給与計算で直接使うのは「実労働(分)」以降の時間の列です。

分単位で出力されるのは、労働時間を1分単位で把握するのが原則だからです。時給を掛ける際は、分を60で割って10進法の時間数に直してから計算します。30分は0.5、45分は0.75です。

もう1点、給与計算で見落とすと大きい仕様があります。休日として扱われた日は、「所定内(分)」と「残業(分)」がどちらも0になり、その日の労働時間は「実労働(分)」にだけ出ます。休日労働は所定内・残業とは別の枠で判定するためです。したがって、月の労働時間を「所定内(分)＋残業(分)」の合計で求めると、休日に働いた分がまるごと抜け落ちます。休日の行は「実労働(分)」と「休日区分」の組み合わせで拾ってください。

最も間違えやすいのは「深夜(分)」の扱い

給与計算で最も誤りが起きやすいのがこの列です。

「深夜(分)」は、勤務した時間のうち深夜帯（既定では22時から翌5時まで）と重なった時間を表します。重要なのは、これが実労働時間の内数だという点です。実労働8時間のうち2時間が深夜帯にかかっていれば、実労働(分)は480、深夜(分)は120と出力されます。実労働の外側に追加で2時間働いたわけではありません。

したがって、深夜の分について支払うのは割増部分だけです。基礎となる賃金は実労働時間の中で既に計算されているため、深夜時間分の賃金をもう一度満額で加算すると二重払いになります。

労働基準法第37条第4項は、深夜（午後10時から午前5時まで）の労働について2割5分以上の率で計算した割増賃金を支払わなければならないと定めています。時間外労働が深夜帯にかかった場合は、時間外の割増と深夜の割増がそれぞれ加算されます。

月間集計（エクセル）の項目と、給与計算への流し込み

エクセルの1枚目、月間集計シートには次の項目が並びます。給与計算ソフトの入力欄にほぼそのまま対応する粒度です。

実労働時間・残業時間・深夜時間はここでは時間表示になっており、分単位の日次データを月間で合計した値です。日次で1分単位に把握したうえで月間で合計するという順序が守られています。

「休日出勤」と「所定休日出勤」を分けている理由

月間集計シートで休日の出勤が2つに分かれているのは、割増率と集計の扱いが違うためです。

労働基準法第35条が求めているのは週1回（または4週4日）の休日です。これを満たす休日が法定休日で、週休2日制のもう1日は所定休日（法定外休日）です。

法定休日の労働は3割5分以上の割増になります。一方、所定休日の労働は休日労働の割増ではなく、その週の労働時間が40時間を超えた部分が時間外労働として2割5分以上になります。同じ「土曜出勤」でも、どちらに区分されるかで支払額が変わります。

CSVの「休日区分」列に法定・所定と出力されるのはこの区分です。列が空欄の場合は平日を意味します。

どの曜日を法定休日とするかは、就業規則で特定していればそれに従います。特定していない場合は、暦週の中の実際の休日の取得状況から判断することになり、月末ごとに判定が必要になります。

機械的に決まること、決まらないこと

ここまで見てきた列のうち、打刻から機械的に決まるのは「実際に何時から何時まで働いたか」という事実の部分です。実労働、深夜帯との重なり、日付といった値がこれにあたります。

一方で、次のような点は打刻の記録だけでは決まりません。自社の就業規則や労使協定、契約内容によって答えが変わります。

• ・所定労働時間を何時間と定めているか（所定内と残業の境界が動きます）
• ・どの曜日を法定休日とするか
• ・変形労働時間制を採用しているか（週や月単位で法定労働時間の枠が変わります）
• ・管理監督者に該当するか（時間外・休日の割増の扱いが変わります）
• ・固定残業代を採用している場合、何時間分が含まれているか
• ・休憩や中抜けをどう扱うか

出力された数字が正しくても、この前提の設定が実態と合っていなければ、給与計算の結果は合いません。設定を見直すべきか、現在の運用のままでよいのかは、個々の会社の事情を踏まえた判断になります。

判断に迷う部分は社労士に相談する

前項に挙げたような論点は、法令の条文を読むだけでは決められません。自社の勤務実態と就業規則、労使協定の内容を突き合わせたうえで判断する必要があり、判断を誤ると賃金の未払いや、逆に過大な支払いにつながります。

パシャ勤怠では、社会保険労務士事務所を掲載した<a href="/sharoushi-directory">社労士ディレクトリ</a>を公開しています。労働時間や割増賃金の考え方、就業規則の整備について相談できる事務所を探せます。

出力された項目の意味そのもの（どの列が何を表すか）はこの記事で確認していただけますが、その時間数を自社の制度に照らしてどう判断するかについては、専門家に確認いただくのが確実です。特に、変形労働時間制や固定残業代を採用している場合、管理監督者の範囲に迷いがある場合は、早めに相談されることをおすすめします。

なお、給与計算の代行そのものは社会保険労務士の独占業務ではありませんが、労働社会保険諸法令に基づく手続きや就業規則の作成・変更の届出については社会保険労務士法に定めがあります。どこまでを依頼するかは、事務所ごとの取扱い範囲を確認してください。

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