パシャ勤怠紙のタイムカードのまま運用している会社は、いまも珍しくありません。毎月の集計を手作業で行っているため、担当者の負担は大きく、労働時間の管理という法令上の論点にも直結します。
つまり、社労士にとっては提案しやすい相手のはずです。それでも「勤怠システムを入れましょう」という提案は、しばしば止まります。この記事では、止まる理由と、止まらない切り口を整理します。
なぜ「勤怠システムを入れましょう」は止まるのか
紙のタイムカードを使っている会社に勤怠システムを提案すると、多くの場合、次のような反応で止まります。
- ・従業員が高齢で、新しい機械やアプリは無理だと思う
- ・現場がスマートフォンを持っていない
- ・今のやり方で回っているので、変える理由を説明できない
- ・機器の入れ替え費用と、切り替え作業の手間が読めない
注目すべきなのは、これらが費用の話ではないことです。多くは「従業員全員の運用が変わること」への抵抗です。
勤怠システムの導入は、経理や総務だけで完結しません。打刻する全員が新しい方法を覚える必要があり、覚えられない人が1人でも出ると運用が破綻します。社長が導入に前向きでも、現場の責任者が止めるのはこのためです。
したがって、提案が通るかどうかは、費用対効果の説明より「現場の運用を変えずに済むか」で決まります。
困りごとは打刻ではなく集計にある
実際に負担が集中しているのは、打刻そのものではなく、そのあとの集計です。
紙のタイムカードの場合、毎月おおむね次の作業が発生します。
1. 各拠点からカードを回収する
2. 打刻漏れや手書きの訂正を本人に確認する
3. 数字をエクセルや給与ソフトに転記する
4. 残業・深夜・休日を区分して計算する
5. 前月と比較して異常がないか確認する
打刻は従業員が数秒で終える作業ですが、2から5は担当者1人に集中し、月末の数日を占めます。しかも転記ミスは給与の誤支給に直結します。
つまり、変えるべきは打刻ではなく集計です。ここを分けて考えると、提案の形が変わります。「打刻はこれまでどおり紙のまま、集計だけを自動化する」であれば、従業員側の運用は一切変わりません。現場の抵抗という最大の障害を回避できます。
| 切り口 | 従業員の運用 | 現場の抵抗 | 通りやすさ |
|---|---|---|---|
| 打刻方法ごと変える（勤怠システム導入） | 全員が変わる | 大きい | 低い |
| 集計だけ変える（紙のまま撮影してデータ化） | 変わらない | 小さい | 高い |
初回訪問で確認する4項目
提案を組み立てる前に、次の4点を確認しておくと、その場で作業量と負担を見積もれます。
1. 締め日と支払日（月末締め翌月払いか、20日締め当月払いか等）
2. タイムカードの様式（打刻式か手書きか、1人1枚か、表裏で前後半に分かれるか）
3. 集計を誰が何時間かけているか（担当者名と、月末の作業時間）
4. 給与計算を誰がやっているか（社内、税理士、代行）
3を具体的な時間で聞けると、話が進みやすくなります。「だいたい2日くらい」という答えでも、月20時間前後の作業が特定の1人に集中していることが分かります。担当者が退職したときに引き継げないという論点にもつながります。
2は見積もりに直結します。様式が拠点ごとにばらばらな会社は、集計の負担がさらに大きくなっています。
なお、労働時間の記録は労働基準法第108条・第109条に関わる領域です。記録が残っていない、あるいは後から再現できない状態は、それ自体が指摘の対象になり得ます。ここは提案ではなく前提として確認しておく箇所です。
勤怠を入口にすると、次の提案につながる
勤怠の集計は、顧問契約への入口として使いやすい領域です。毎月必ず発生し、成果が時間で示せるためです。
そして、勤怠を整理すると、ほぼ必ず次の論点が出てきます。
- ・残業時間が36協定の範囲に収まっているか
- ・休日労働の割増が正しく計算されているか
- ・有給休暇の年5日取得が達成できているか
- ・就業規則の所定労働時間が実態と合っているか
これらは勤怠のデータが揃って初めて確認できる論点です。逆に言えば、記録が紙のままだと、これらの相談は「調べようがない」ため発生しません。
最初にデータ化の部分を整えておくと、そのあとの相談が自然に発生します。スポットで終わらせず顧問契約につなげたい場合、この順番は有効です。
提案時に約束してはいけないこと
最後に、注意点です。勤怠のデータ化は効果が見えやすいぶん、話を大きくしがちですが、次の点は事実に沿って伝えてください。
- ・読み取りの精度は100%ではありません。かすれや手書きの訂正がある箇所は人の確認が必要です
- ・データ化しても、割増賃金の計算そのものは就業規則の設定に依存します。設定が実態と合っていなければ結果は合いません
- ・法定休日をどの曜日にするか、所定労働時間を何時間にするかといった判断は、会社ごとの取り決めです
3点目は、社労士が価値を出せる部分でもあります。データ化は作業を減らしますが、何を正しいとするかの判断は減りません。むしろ、記録が揃うことで判断が必要な箇所が可視化されます。
「自動で全部正しくなる」ではなく「集計の作業がなくなり、判断すべき箇所が見えるようになる」と伝えるほうが、導入後の期待値のずれが起きません。
- 打刻方法を変える提案は、費用ではなく「全員の運用が変わること」で止まる
- 負担が集中しているのは打刻ではなく、回収・確認・転記・計算・照合の集計工程
- 打刻はそのまま、集計だけを変える提案なら現場の抵抗を回避できる
- 初回は締め日・様式・集計の所要時間・給与計算の担当を確認する
- 勤怠を整えると、36協定・割増・有給・就業規則の相談が自然に発生する
次の一手
パシャ勤怠は、顧問先ごとに勤怠を分けて管理し、様式の違う紙のタイムカードをまとめてデータ化できます。集計結果はExcel・CSVで出力でき、給与計算の工程へそのまま渡せます。社労士ディレクトリへの掲載は無料です（掲載費・紹介手数料はいただきません）。
よくある質問
紙のタイムカードのままでも法令上問題ないのですか?
労働時間を客観的に把握し、記録を保存できていれば、紙のタイムカード自体が問題になるわけではありません。問題になるのは、記録が残っていない、後から再現できない、集計が実態と合っていない場合です。
従業員がスマートフォンを持っていない会社でも提案できますか?
できます。撮影とアップロードを担当者が行う運用であれば、従業員側の操作は発生しません。打刻はこれまでどおり紙のタイムカードのままです。
顧問先が複数ある場合、まとめて扱えますか?
顧問先ごとに分けて管理し、画面上で切り替えられます。様式の違う紙の勤怠をまとめてデータ化し、顧問先単位でExcelに出力できます。
データ化すれば給与計算まで自動になりますか?
なりません。集計までが自動化される範囲で、割増賃金の計算結果は就業規則の設定に依存します。所定労働時間や法定休日の定めが実態と合っているかの判断は別途必要です。