パシャ勤怠従業員が退職したときは、勤怠システムの従業員マスタで退職日を設定して無効化します。ここでは退職日の指定方法、一覧表示からの除外、物理削除が可能な条件、給与計算済みの月の扱いをまとめました。
退職処理の2つのステップ
| ステップ | 操作 | 効果 |
|---|---|---|
| 1.退職日を設定する | 従業員情報に退職日を入力して保存 | その日以降、新しいタイムカード読み取りでこの従業員は除外される |
| 2.無効化する（任意） | 削除ボタンを押す | 従業員一覧の表示から除外される。ただしデータと履歴は保存される |
重要
「削除」は物理削除ではなく、一覧への表示を隠すだけです。打刻・勤怠履歴・OCR結果・原本画像・有給残高は労働基準法の保存義務により、アーカイブとして永続的に保存されます。
退職日を設定する
- 管理画面の従業員一覧を開きます
- 対象の退職者を選びます
- 編集ボタンを押します
- 退職日を入力します（例: 2026年7月31日）
- 保存します
退職日を設定すると、その日以降にアップロードされたタイムカードには、この従業員の名前が出なくなります。ただし一覧には引き続き表示されます。
注意
退職日より前の月のタイムカード読み取りは影響を受けません。月途中での退職でも、その月の勤怠実績は課金対象になります。
補足
後から退職日を修正することもできます。
一覧から除外する（物理削除）
- 管理画面の従業員一覧を開きます
- 対象の従業員を選びます
- 削除ボタンを押します
- 確認ダイアログで「削除」を選びます
削除を実行すると、従業員一覧にその従業員は表示されなくなります。管理画面での検索からも除外されます。
削除ができない場合
以下の条件に当てはまる場合は、物理削除ができません:
- 確定済みの月の勤怠履歴がある場合（給与計算や社労士への報告が済んでいる可能性があるため）
- 有給の利用履歴がある場合（年5日取得義務との整合を後からたどるため）
- 削除を試みてエラーが出た場合、対象月を確認してください
- 確定済みの月を含む場合は、その月の勤怠を「未確定」に戻すか、会計年度が終わるまで待つ必要があります
注意
給与を支払った月の従業員を削除することはできません。法令上、労働時間の記録は3年保存が必須です。
再雇用する場合
退職した従業員が再度入社する場合:
- 同じ従業員として復活させる（推奨）: 過去のデータをそのまま参照できます
- 新しい従業員として登録し直す: 過去のデータは別途参照します
前の働きぶりの記録を参照したい、有給の繰越計算に過去のデータが必要な場合は、削除した従業員のアーカイブを復活させることができます。
補足
削除から30日以内であれば、アーカイブから復活できます。それ以降は新規登録になります。
データの保存期間
削除した従業員のデータも保存されます:
- 打刻記録：労働基準法上3年保存
- OCR画像：初期スキャン画像も保存
- 有給残高：利用履歴を含めて保存
- 修正申請の履歴：承認・却下の全てが記録
注意
「削除」はシステム上の見た目を整理するだけで、データ消失ではありません。誤って削除した場合は、管理者に復活をお願いください。
補足
法定保存期間を超過したアーカイブについては、お問い合わせで対応しています。
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よくある質問
退職者の勤怠データはいつまで保存されますか？
労働基準法で労働時間の客観的把握が3年の保存義務とされているため、最低3年はシステムに保存されます。会計年度や給与計算周期に応じて、会社方針で更に長く保存することもできます。
間違えて削除してしまった場合、復活できますか？
30日以内であれば、アーカイブから復活できます。管理者画面から対象を検索して復活操作ができます。それ以降は別途お問い合わせください。
月の途中で退職した従業員は課金対象になりますか？
はい。その月に勤務実績がある限り、課金対象になります。
このページのまとめ
- 退職日設定と物理削除は別の操作
- 削除した従業員の勤怠履歴は、法定保存期間まで保存される
- 給与計算済みの月がある場合は削除できない
- 30日以内なら削除した従業員を復活できる
退職処理が正確だと、給与精算と法令対応がスムーズになります。