パシャ勤怠従業員をシステムに登録すると、タイムカード読み取り時にAIが自動で本人に紐付けます。ここでは必須項目、照合に使われる情報、オプション設定、招待の手順を説明します。
事前に用意するもの
- 従業員の氏名（漢字）
- 所属部門（営業、製造など）
- 雇用区分（正社員、パート、派遣など）
- 勤務先の所在地（複数拠点の場合）
従業員情報を入力する
- 管理画面の従業員一覧を開きます
- 新規追加ボタンを押します
- 氏名（漢字）を入力します
- 所属部門を選択します
- 雇用区分を選択します
- 勤務先を指定します（複数拠点の場合）
入力した氏名と雇用区分は、毎月のタイムカード読み取り時にシステムが照合に使う情報です。表記ゆれがあると照合ミスの原因になるため、正確に入力してください。
| 項目 | 必須 | 説明 |
|---|---|---|
| 氏名（漢字） | ✓ | タイムカード照合の基本。表記ゆれは避ける |
| 氏名（カナ） | ふりがな。照合補助に使われることがあります | |
| 生年月日 | ふりがなが重複した場合の区別に使われます | |
| 所属部門 | ✓ | 複数部門の従業員を分類するため |
| 雇用区分 | ✓ | 就業規則の適用、給与区分に影響 |
| 勤務先 | ✓ | 複数拠点がある場合、締め日設定に影響 |
追加情報を設定する
メールアドレス
従業員本人にマイページへの招待を送る場合は、ここにメールアドレスを入力します。招待メールはこのアドレス宛に届きます。
生年月日
タイムカード照合時に氏名の重複を区別するのに使われます。入力すると照合精度が上がります。
運転免許証のコピー
免許証の写真をアップロードすると、AIが自動で住所や生年月日を読み取り、入力欄に反映されます。手入力の手間が省けます。
照合ルールを確認する
タイムカードに書かれた氏名がシステムの従業員と一致するかを、システムが自動で判定します。一致基準は:
- 漢字氏名がぴったり一致している
- 所属部門が指定されている場合は一致している
- 雇用区分が指定されている場合は一致している
登録後の操作
従業員の登録が完了したら、次のステップがあります:
- スマホからの撮影・申請をしてもらう場合: マイページへの招待を送る（従業員を招待してマイページを使ってもらう）
- 複数の従業員を一括登録したい場合: CSV取込を使う（従業員をCSVでまとめて取り込む）
- 後から情報を修正したい場合: 従業員一覧から選んで編集できます
登録がうまくいかないとき
メールアドレスが何度入れても使えないと言われる
同じメールアドレスが別の従業員に登録されていないか確認してください。また、招待メールのパスワード設定リンクの有効期限は1時間のため、期限が切れていた場合は再度送信できます。
同姓同名の従業員がいる
自動では結合されません。生年月日や所属を別々に登録しておくことで、タイムカード読み取り時に自動で区別されるようになります。
削除した従業員の情報を再登録したい
削除から30日以内であれば、その従業員の過去のアップロード履歴やOCR結果は保存されています。同じ氏名で新規登録できます。
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よくある質問
従業員情報は後から変更できますか？
できます。従業員一覧から対象の従業員を開き、編集ボタンを押すと情報を修正できます。変更は次のタイムカード読み取りから適用されます。
複数の従業員を一度に登録できますか？
はい。CSVファイルで複数の従業員情報をまとめて取り込むことができます。詳しくは従業員をCSVでまとめて取り込むをご覧ください。
従業員が自分で登録することはできますか？
できません。従業員マスタへの登録は、管理者が行う必要があります。従業員本人が操作するのはマイページへのログインからです。
- 従業員の登録は氏名・所属・雇用区分が必須
- タイムカード読み取り時の照合に登録情報が使われる
- 表記ゆれがあると照合ミスの原因になるため、正確に入力
- 運転免許証をアップロードすると自動読込で手間が省ける
従業員情報の登録がしっかりしていると、その後のタイムカード読み取りが正確になります。