従業員をCSVでまとめて取り込む手順｜パシャ勤怠使い方ガイド

複数の従業員を1人ずつ登録するのは効率が悪い場合、CSV形式で一括取込できます。ここでは、テンプレートのダウンロード、項目の記入方法、検証エラーの対処、運転免許証の写真をアップロードして自動入力する機能をまとめました。

事前に用意するもの

従業員の基本情報（氏名、所属、雇用区分など）
MS Excel や Numbers などで編集可能な環境
（オプション）運転免許証の写真

補足紙の従業員名簿やHRシステムからの抽出データがあれば、それをCSVに変換して活用できます。

CSVテンプレートをダウンロードして編集する

管理画面の従業員インポート画面を開きます
「テンプレートをダウンロード」ボタンを押します
MS Excel で開きます
従業員の情報を記入します

列名	必須	説明
氏名（漢字）	✓	システムの照合に使われる。表記ゆれは避ける
氏名（カナ）		ふりがな
生年月日		YYYY-MM-DD形式
所属部門	✓	営業、製造など
雇用区分	✓	正社員、パート、派遣など
勤務先	✓	複数拠点がある場合
メールアドレス		マイページ招待時に使用

補足複数シートは1シートだけを読み込みます。テンプレート以外のシート追加や、列の順番を変更しないでください。

CSVを検証してアップロードする

編集済みのCSVファイルを保存します（UTF-8形式）
インポート画面の「ファイルを選択」ボタンを押します
編集済みのCSVを選びます
「検証」ボタンを押します

検証では、必須項目の欠落、重複、形式エラーをチェックします。

注意検証エラーが出た場合は、Excelに戻ってエラーメッセージの該当行を直してから、再度アップロードしてください。全ての行が正常でないとインポートできません。

補足同じ氏名が複数行ある場合は「重複」として検出されます。生年月日を入力して区別させるか、一方を削除してください。

運転免許証から自動読込する

手入力の手間を減らすため、従業員の運転免許証の写真をアップロードすると、AIが自動で住所や生年月日を読み取れます。

CSVインポートの画面下部で「免許証画像を追加」を選びます
従業員ごとの免許証写真をアップロードします
AIが読み取り結果を表示します
内容を確認してCSVに反映させます

自動入力の対象項目：生年月日、住所（都道府県）
精度を上げるコツ：免許証全体が写っていること、ピントが合っていること

補足読み取り精度が不確実な場合（古いカードなど）は、手入力で対応してください。

インポート後の確認

CSVインポートが完了したら:

従業員一覧を開き、登録されたデータを確認します
氏名・所属・雇用区分が正しく登録されているかをチェックします
表記ゆれがないか、特殊文字の入力誤りがないか確認します

注意登録直後のタイムカード読み取りで照合ミスが多い場合は、登録情報の表記を見直してください。

補足後から1人ずつ編集することもできます。

検証エラーが出たときの対処

必須項目が空白でエラーが出た

対象の行を確認して、氏名・所属・雇用区分の空白を埋めてください。

同じ氏名が複数あってエラーが出た

生年月日を追加入力して区別させるか、一方の行を削除してください。同一人物の重複登録は避けてください。

形式エラーが出た（例: 日付形式が違う）

日付は YYYY-MM-DD 形式（例: 1990-04-15）で統一してください。Excel に2000-1-1 と入力されていれば、1990-04-01 のように読まれるため、セルの書式を確認してください。

よくある質問

CSVで登録した従業員を後から修正できますか？

できます。従業員一覧から1人ずつ編集画面を開いて直すか、登録済みのCSVをエクスポートして修正後に再度インポートすることもできます。ただし氏名で照合するため、氏名の変更はできません。

何人まで一括登録できますか？

特に上限はありませんが、1000人を超える場合は処理時間がかかります。複数回に分けてアップロードすることもできます。

間違えて登録した場合、削除できますか？

各従業員を個別に削除できます。ただし、確定済みの月の勤怠履歴がある場合は削除できません。

このページのまとめ

CSVテンプレートをダウンロードして従業員情報を記入する
必須項目の欠落や表記ゆれがないか検証が必須
運転免許証の写真をアップロードすると生年月日が自動入力される
検証エラーが出た場合は該当行を修正してから再度アップロード

入社の季節に大量登録が必要な場合、CSV取込は手作業の時間を大幅に削減します。