パシャ勤怠労働基準法では、従業員の労働時間を客観的に把握し、その記録を一定期間保存することが義務づけられています。パシャ勤怠では、タイムカードの原本画像から勤怠データ、修正申請まで、すべての記録が保持されます。
法令上の保存義務
労働基準法により、以下の情報を最低3年間は保存することが義務づけられています。
- 従業員の出勤日・出勤時刻・退勤時刻
- 実働時間・残業時間・休日勤務
- 有給休暇の付与・取得の記録
- 休日や深夜勤務などの区分
万が一トラブルが起きたとき、労働基準監督官の調査時に記録の提示を求められることがあります。
パシャ勤怠に残る記録
| 記録の種類 | 内容 | 参照方法 |
|---|---|---|
| タイムカード原本画像 | 撮影した元の画像。月別に保管 | 撮影履歴から参照 |
| 勤怠データ | 読み取り結果と確定後の集計 | 勤怠管理・レポート画面 |
| 修正申請 | 従業員が申請した修正内容と、承認者・日時 | 修正履歴から参照 |
| 有給休暇の取引 | 付与・取得・調整のすべての履歴 | 有給管理から参照 |
これらは全て保持され、確認・参照が可能です。
記録を保存・出力する
法定帳簿をCSV・Excel・PDFで出力できます。3年間の保存義務があるため、定期的にファイルをダウンロードしてローカルまたはクラウドストレージに保管することをおすすめします。
- 管理画面から対象の年度を選びます
- 「有給管理簿」「36協定チェック」など、必要なレポートを出力します
- ローカル・Google Drive・クラウドストレージなどに保管します
パシャ勤怠のクラウド上にもデータは残りますが、二重保管することで災害時のリスクに備えられます。
削除後の記録の扱い
タイムカードや勤怠データを削除する場合があります。この場合、パシャ勤怠では削除後も「アーカイブ」として保持され、必要に応じて管理者が参照できます。
- 削除されたタイムカード画像
- 削除された勤怠データ
- キャンセルされた修正申請
- 取消された有給休暇の付与
補足
ユーザーが削除した記録でも、システムからは復旧可能な状態で保持されています。法的紛争やトラブルが起きたときの証拠として機能します。
注意
アーカイブの保持期間については、別途ご確認ください。長期保管を想定される場合は社労士・弁護士にご相談ください。
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よくある質問
記録を削除したら本当に消えますか？
ユーザーから見ると削除されていますが、システム上はアーカイブとして保持されています。管理者が必要に応じて参照可能です。完全に消すわけではないため、法令遵守の観点からも安全です。
タイムカードの画像も3年保存が必要ですか？
はい。タイムカードの原本(画像)も記録の一部として扱われるため、同じく最低3年間の保存が必要です。
従業員が退職したあとの記録はどうします？
退職後も3年間は保存義務があります。退職後の勤怠記録も同じ期間参照可能な状態にしておいてください。
このページのまとめ
- 労働時間記録は最低3年間の保存義務がある
- タイムカード画像・勤怠データ・修正履歴・有給の取引がすべて記録される
- 法定帳簿はCSV・Excel・PDFで出力して保管
- 削除されたデータはアーカイブとして保持される
定期的に記録をバックアップして、法令上の保存義務に対応しましょう。詳細な相談はお問い合わせまたは社労士にお問い合わせください。