従業員本人が自分で登録を申請することがあります。その申請は管理者が確認・承認して初めてシステムに反映されます。ここでは申請の確認方法、新規登録と既存員への紐付けの選択、承認・却下の手順をまとめました。

申請の位置づけ

従業員本人が「自分をシステムに登録してほしい」と申請することがあります。これは、従業員が自分で登録情報（氏名、所属、雇用区分など）を送ってくる流れです。

補足 管理者が直接登録することもできます。本人申請は従業員側から自主的に提出されるケースです。
注意 申請しても、管理者が承認しない限りシステムに反映されません。申請段階では本人がログインしたり、タイムカードが読み取られたりすることはありません。

申請を確認する

  1. 管理画面の「申請待ち」または「未処理」の一覧を開きます
  2. 対象の申請を選びます
  3. 申請内容が表示されます（氏名、所属、雇用区分など）
  4. 元画像（申請に含まれていればOCR結果など）を確認します

申請内容が実際の従業員と一致しているか、所属や雇用区分が正しいかを確認してください。

新規登録として承認する

  1. 申請内容を確認して問題ないことを確認します
  2. 「新規として登録」を選びます
  3. 承認ボタンを押します

新規登録として承認すると、その従業員がシステムに追加され、次のタイムカード読み取りから照合の対象になります。

既存の従業員に紐付ける

申請者が既に登録済みの従業員である場合（例: 登録済みだが気づかずに重複申請した場合）は、既存の従業員に紐付けることができます。

  1. 申請内容を確認します
  2. 「既存の従業員に紐付ける」を選びます
  3. 既存の従業員を検索・選択します
  4. 紐付けを確認して承認します
注意 紐付けを実行すると、申請者のOCR結果や過去のアップロード履歴が、既存の従業員の記録と統合されます。必ず本人確認を取ってから実行してください。

申請を却下する

申請内容に誤り（例: 別人の申請、誤った所属）がある場合は、却下できます。

  1. 申請を開きます
  2. 「却下」ボタンを押します
  3. 却下理由を入力します（任意だが入力推奨）
  4. 確認して却下を実行します
注意 却下した場合、申請者への通知は自動で送られません。別途対応が必要であれば、メールなどで本人に連絡してください。
補足 却下しても、新たに再申請することはできます。

申請が多く溜まっているとき

一括確認の方法

未処理の申請が多い場合は、「申請待ち」の一覧画面でフィルタを使い、同じ部門や同じ日の申請をまとめて処理できます。

申請が紛れ込むのを防ぐ

従業員本人からの申請と管理者による直接登録の両方がある場合、区別を付けやすくするため、管理画面に「申請済み」「直接登録」などのラベルを記録しておくと、後から対応履歴をたどりやすくなります。

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よくある質問

申請者が既に登録されている従業員だと気づいたときは？

既存の従業員に紐付けることで、重複を防ぎながら対応できます。ただしOCR結果の統合など影響が大きいため、本人確認を取ってから実行してください。

申請を却下した後、申請者が再度申請できますか？

できます。却下は一度限りの判定ではなく、修正してから再申請することを想定しています。

申請に含まれるOCR結果は使われますか？

新規登録として承認した場合、申請に含まれるOCR結果（免許証データなど）は登録情報に反映されます。

このページのまとめ
  • 従業員本人からの登録申請は、管理者が承認して初めて反映される
  • 新規登録と既存員への紐付けの2つの対応がある
  • 申請内容に誤りがあれば却下できる
  • 却下した申請者は再度申請できる

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