月次レポートをGoogle Driveに自動保存する

毎月のレポートを手でダウンロードして共有フォルダに置き直しているなら、Google Drive連携を設定すると自動化できます。一度つないでおけば、月次レポート(PDF・Excel・CSV)がGoogle Driveに保存されます。

できること・できないこと

対象	自動保存
月次レポート(PDF・Excel・CSV)	対応
タイムカードの撮影画像	未対応

保存されるのは月次レポートです。撮影したタイムカードの画像そのものをDriveへ同期する機能は、現時点では提供していません。画像はパシャ勤怠のクラウドに原本の控えとして保管されます。

補足この機能は運営側の設定が完了しているテナントで利用できます。画面に「この機能は運営側の設定が完了していません」と表示される場合は、お問い合わせからご連絡ください。

接続したアカウントと接続日時が画面に表示されます。意図しないアカウントでつないでしまった場合は、「連携を解除」してからやり直してください。

保存先はフォルダ名を入力して指定します。Google Drive側のフォルダを一覧から選ぶ形式ではありません。

補足パシャ勤怠がアクセスするのは、この保存先フォルダだけです。Google Drive全体を読み書きする権限を渡すわけではありません。

保存先フォルダに誰がアクセスできるかは、画面上で確認できます。オーナー・編集者・コメント可・閲覧者といった権限ごとに表示されます。

注意共有設定が「リンクを知っている全員」になっていると、リンクを入手した誰でも勤怠データを開けます。勤怠情報は従業員の個人情報です。社労士や給与計算代行に渡す目的であれば、相手のアカウントを個別に指定して共有してください。

会社のGoogle Workspaceで外部アプリの接続が制限されている場合があります。管理者に許可を確認してください。

自動保存は月次レポートが作られたタイミングで動きます。まだその月を確定していない場合は、確定してから確認してください。確定の手順は月次の締めを終わらせる手順にあります。

「連携を解除」を押すと接続が切れ、以降の自動保存は行われません。すでにDriveへ保存済みのファイルは残ります。

個人のGoogleアカウントでも使えますか？

使えます。ただし勤怠データは従業員の個人情報を含むため、会社として管理できるアカウントで接続することをおすすめします。担当者が退職した際にアクセスできなくなる事態も避けられます。

タイムカードの画像もDriveに保存されますか？

現時点では保存されません。自動保存の対象は月次レポート(PDF・Excel・CSV)です。撮影した画像は原本の控えとしてパシャ勤怠のクラウドに保管され、月別に参照できます。

保存されたファイルを社労士に共有しても問題ありませんか？

問題ありません。ただしフォルダの共有設定にはご注意ください。「リンクを知っている全員」ではなく、相手のGoogleアカウントを指定して共有する方法をおすすめします。

このページのまとめ

毎月同じ相手に同じ形式で渡しているなら、最初に一度設定しておくだけで手作業がなくなります。