パシャ勤怠タイムカード集計の方法は、大きく分けると4つです。手計算、エクセル、勤怠管理システム、OCRデータ化。この4つはそれぞれ打刻運用との関係が違い、費用と毎月の工数、導入時の負担も大きく異なります。この記事では4つの方法を比較表で整理し、どの方法が自社に向くかを判断できるようにします。
4種類の集計方法と比較表
タイムカード集計の4つの方法は、「打刻運用を変えるか変えないか」と「計算の工数がどこまで削減できるか」の軸で分けられます。費用が低い=工数が低いわけではなく、むしろ逆の場合も多いため、見た目のコスト以上に毎月の実作業時間を重視して選ぶべきです。
| 比較項目 | 手計算 | エクセル | 勤怠管理システム | OCRデータ化 |
|---|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 0円（テンプレート作成の工数） | 一般に数万円 | 0円 |
| 毎月の費用 | 0円 | 0円 | 一般に月数百円/人 | 月額100円/人（従量制） |
| 毎月の工数（30名） | 8～16時間 | 4～8時間 | 1時間以下（打刻確認のみ） | 30分前後（撮影と確認のみ） |
| 打刻運用の変更 | 変更なし | 変更なし | スマホ打刻など変更必須 | 変更なし |
| 従業員教育 | 不要 | 不要 | 必須（新しい打刻方法を学ぶ） | 最小限（撮影方法のみ） |
手計算：電卓と紙で集計
もっとも初期投資が低いのは手計算です。タイムカードを見ながら電卓で一枚ずつ計算し、エクセルや給与ソフトに入力します。費用はゼロですが、30名の規模では毎月8～16時間の作業が発生します。計算ミスの確認と訂正に追加の時間がかかるケースも多く、実作業時間はさらに長くなる傾向です。
エクセル：計算を自動化、転記は手作業
SUMIF や IF などの関数を組んだテンプレートで、実働時間や残業、深夜割増を自動計算する方法です。手計算よりは速く、30名で月4～8時間程度まで短縮できます。ただし時刻をカードから入力する「転記」という工程は残り、これが一番時間がかかります。さらにテンプレートを作った担当者が異動すると、誰も直せなくなるリスクもあります。
勤怠管理システム：集計を完全自動化
従業員がスマホやICカードで打刻し、集計が自動的に行われるシステムです。毎月の運用工数は1時間以下に削減できます。ただし全従業員が新しい打刻方法を学ぶ必要があり、導入時の切替負担が大きいのが課題です。工場や現場の入れ替わりが多い職場では、新人教育のコストが継続的に発生します。費用は一般に月額数百円/人の従量制です。
OCRデータ化：打刻運用を変えずに自動化
紙のタイムカードをスマホで写真に撮り、OCRが時刻を自動読み取りしてデータ化する方法です。打刻の運用は従来のまま変わらないため、従業員への教育は最小限です。毎月の運用工数は撮影と読み取り結果の確認のみで、30名であれば30分前後で終わります。費用は月額100円/人の従量制で、使わない月は費用が発生しません。
どの方法を選ぶか。判断のポイント
10名未満でシンプルな勤務形態であれば、手計算やエクセルで十分に回ります。特にパートやアルバイトの時間数が決まっていて、深夜割増や複雑なシフトがない場合は、エクセルテンプレートで管理できます。
打刻から刷新できる組織
打刻機を替えられない、または入れ替わりが多い場合
初期費用で見れば手計算とエクセルは0円です。ただし毎月の人件費を含めると、30名規模で手計算は8～16時間、エクセルは4～8時間かかるため、時給2,000円の場合は毎月1～3万円のコスト相当になります。トータルコストではOCRデータ化（月3,000円）のほうが低くなるケースも多いです。 打刻機を替えずに自動化できるのはOCRデータ化だけです。勤怠管理システムはスマホやICカード対応の打刻方法に変えることが前提のため、既存の打刻機は使えなくなります。打刻運用の変更を避けたい場合は、OCRデータ化を選んでください。 パシャ勤怠は、打刻運用をそのままに毎月の集計工数を削減するOCRデータ化サービスです。お問い合わせいただければ、1ヶ月の無料お試しで現在のタイムカードの読み取り精度をご確認いただけます。あわせて読みたい
よくある質問
一番費用がかからない方法は？
打刻機を替えずに集計だけ自動化できますか？
